W zależności od charakteru współpracy i kontekstu kontaktu możemy przetwarzać m.in.:

• dane identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy),
• dane kontaktowe (np. służbowy adres e-mail, numer telefonu),
• dane związane z realizacją umowy (np. historia zgłoszeń serwisowych, logi systemowe),
• dane zawarte w korespondencji kierowanej do nas (e-mail, formularz kontaktowy),
• dane techniczne związane z korzystaniem z naszych systemów (np. adres IP, identyfikatory logów).

Przetwarzamy dane osobowe w szczególności w następujących celach:

• Realizacja umów i współpracy biznesowej – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).
• Obsługa zapytań i komunikacja (np. przez formularz kontaktowy, e-mail) – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – bieżąca komunikacja biznesowa).
• Realizacja obowiązków prawnych (np. podatkowych, księgowych) – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Utrzymanie bezpieczeństwa systemów IT i dowodowe zabezpieczenie roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Działania marketingowe (np. newsletter, webinary) – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora, jeśli przepisy na to pozwalają).

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, z którymi współpracujemy przy realizacji usług, w szczególności:

• dostawcom usług IT, serwerów, hostingu, poczty elektronicznej i narzędzi chmurowych,
• partnerom technologicznym, serwisom i producentom oprogramowania,
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i doradcze,
• organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych, a podmioty zewnętrzne działają wyłącznie na nasze udokumentowane polecenie.

Okres przechowywania danych zależy od podstawy prawnej i celu przetwarzania, m.in.:

• dane związane z realizacją umowy – przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń,
• dokumentacja księgowa – przez okres wymagany przepisami prawa (np. 5 lat),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania,
• dane w logach systemowych – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i analizy incydentów.

Osobom, których dane dotyczą, przysługują w szczególności następujące prawa:

• prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przepisami,
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych – gdy podstawą jest zgoda lub umowa,
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – gdy podstawą jest uzasadniony interes administratora,
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania),
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes UODO).

Jeśli korzystamy z rozwiązań dostawców spoza EOG (np. wybranych usług chmurowych), przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych przewidzianych przez RODO, takich jak standardowe klauzule umowne.

Szczegółowe informacje o aktualnych dostawcach można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem: rodo@lancore.pl.

Przykładowe środki techniczne, jakie stosujemy, to m.in.:

• zapory sieciowe, systemy UTM, segmentacja sieci i kontrola ruchu,
• aktualne systemy antywirusowe i antymalware z centralnym zarządzaniem,
• szyfrowanie transmisji (np. HTTPS, VPN) oraz – tam gdzie uzasadnione – szyfrowanie danych,
• kontrola dostępu na poziomie systemów, aplikacji i urządzeń,
• monitoring infrastruktury IT (logi, alerty, systemy SIEM – jeśli stosowane),
• regularne tworzenie kopii zapasowych oraz testy odtwarzania.

W zakresie organizacyjnym dbamy m.in. o:

• nadawanie i cykliczny przegląd uprawnień użytkowników,
• szkolenia pracowników z bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych,
• stosowanie polityk haseł i blokad dostępu,
• procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa,
• rejestrowanie i analizę zdarzeń w systemach teleinformatycznych,
• zasady bezpiecznego korzystania z urządzeń mobilnych i pracy zdalnej.

W przypadku stwierdzenia incydentu bezpieczeństwa danych osobowych lub informacji, wdrażamy procedury pozwalające m.in. na:

• szybką identyfikację zdarzenia oraz jego zakresu,
• ograniczenie skutków naruszenia,
• odtworzenie danych z kopii zapasowych (o ile to możliwe),
• analizę przyczyn i wdrożenie działań korygujących,
• spełnienie obowiązków informacyjnych przewidzianych w RODO (np. zgłoszenie do organu nadzorczego, powiadomienie osób).

W szczególności mogą być stosowane:

• cookies niezbędne – wymagane do prawidłowego działania serwisu,
• cookies funkcjonalne – zapamiętujące preferencje użytkownika,
• cookies analityczne/statystyczne – służące do analizy ruchu i optymalizacji serwisu,
• cookies marketingowe – jeśli są stosowane, wykorzystywane za zgodą użytkownika.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym zablokować ich obsługę lub usuwać zapisane pliki. Wyłączenie cookies niezbędnych może jednak wpłynąć na działanie niektórych funkcji serwisu.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa technicznego oraz analizy ewentualnych problemów serwis może gromadzić dane w logach (np. adres IP, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie połączenia). Dane te wykorzystywane są wyłącznie w celu administrowania serwisem i zapewnienia jego stabilności.